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O isolamento social, causado pela pandemia do novo coronavírus, mudou a maneira como trabalhamos. Para reduzir a circulação de pessoas e a taxa de contágio, as empresas nas quais os funcionários podem trabalhar de casa, adotaram imediatamente o processo de trabalho remoto, no modelo home office. Como foi uma mudança abrupta, nem todos os colaboradores souberam lidar com essa nova realidade, mantendo a produtividade e a organização.

Por mais que já havia uma tendência na adoção do home office por muitas empresas e pelos profissionais freelancers, esse formato de trabalho mais flexível ainda provoca algum estranhamento. Para ter uma boa transição, é importante que o ambiente de trabalho doméstico seja organizado e o mais próximo possível do ambiente de trabalho tradicional. É importante também, contar com as ferramentas certas para garantir a organização e produtividade.

Neste post, vamos entender como funciona o trabalho remoto, seus principais desafios e como organizar a sua rotina para ter um bom desempenho. Confira!

O que é e como funciona o trabalho remoto?

Basicamente, podemos definir o conceito de home office, ou trabalho remoto, como um processo em que os trabalhadores saem dos escritórios e passam a atuar de suas casas ou em espaços compartilhados fora da empresa, como coworkings e cafés.

É um regime de trabalho que ganhou bastante força com o avanço de tecnologias como:

A princípio, o trabalho em regime home office era adotado majoritariamente por profissionais autônomos e freelancers. Com as empresas migrando seus sistemas de gestão para a nuvem, começou a ser possível para os colaboradores trabalharem de casa, da mesma maneira que atuariam na empresa. A partir desse momento, muitas empresas passaram a contratar profissionais diretamente no regime home office.

O trabalho remoto se mostrou bastante efetivo para os empreendedores que estão iniciando os seus negócios, com pouco capital. Se antes as empresas de tecnologia nasciam em garagens, hoje, uma pessoa que mora no Rio Grande do Sul pode iniciar uma startup com uma pessoa em Manaus, trabalhando juntos à distância e montando toda a sua equipe no mesmo modelo.

Isso ajuda a estimular a economia nacional e a inovação, reduzindo as distâncias e aproximando talentos. Além de ganhar com a possibilidade de contar com talentos de vários locais, as empresas que se baseiam no home office, reduzem uma série de custos variáveis e fixos, como aluguel, energia, água, internet, deslocamentos de colaboradores entre outros.

Quais os principais desafios do trabalho remoto?

Embora apresente uma série de benefícios, como a flexibilização de horários e a redução de custos, migrar para o home office, principalmente em um momento como o que vivemos, sem muito planejamento, pode ser um grande desafio para a empresa e para os profissionais. Veja abaixo alguns desses desafios.

Trabalhar sem interação nem sempre é fácil

O local de trabalho é um ambiente social, sendo que muitas das vezes passamos mais tempos com nossos colegas de trabalho do que em casa com a família. É inegável que essa contato diário acabe criando uma ligação entre as pessoas, criando amizades e relações sólidas.

Quebrar esse contato de uma hora para outra pode não ser muito fácil, principalmente para os profissionais que vivem sozinhos e têm no trabalho e nos encontros pós-expediente com os colegas os seus grandes momentos de socialização. Esse momento de solidão, imposto pelo isolamento social, pode atrapalhar a produtividade do profissional, fazendo com que ele perca o foco e a concentração.

Essa solidão também pode levar a um aumento do uso das redes sociais, numa forma de compensar a falta de interação pessoal. Nesse cenário, as empresas que souberem resgatar esse sentimento de produtividade, tendem a ser melhor sucedidas no engajamento e produtividade de seus colaboradores.

Além disso, a tecnologia pode ajudar a amenizar esse sentimento de trabalho solitário, com a utilização de ferramenta de comunicação em grupo, aumentando o número de reuniões e encontros virtuais para manter as estratégias do trabalho alinhadas e o sentimento de trabalho em equipe.

Conciliar a vida pessoa e profissional no mesmo ambiente

Outro enorme desafio é conseguir separar a vida profissional e pessoal, fazendo tudo isso no mesmo ambiente. Se isso já é difícil para quem mora sozinho e é solteiro, imagina para quem tem família e tem que conciliar o trabalho com as necessidades das crianças — é importante deixar claro para elas que, o fato de você está em casa, não significa que esteja disponível o tempo todo.

Embora o trabalho remoto aproxime os pais dos filhos, essa convivência full time, 24×7, pode causar uma estafa profissional e provocar uma baixa na produtividade. O mesmo vale para a relação dos pais, que também passam a conviver 100% do tempo.

As crianças pequenas, por exemplo, tendem a exigir uma maior atenção dos pais para as tarefas mais básicas, como escovar os dentes, trocar de roupas ou fazer as lições de casa. Por isso, é tão importante que você separe um local em sua casa para ser exclusivo de trabalho.

Além disso, como você certamente fará mais pausas do que se estivesse trabalhando no escritório, poderá compensar essas pausas com o tempo que ganhará pela não necessidade de encaram o trânsito diariamente.

Em suma, podemos dizer que tudo não passa de uma questão de equilíbrio, entendendo que todos estamos sujeitos a passar por dificuldades nesse momento. Acima de tudo, é importante ter empatia com as pessoas que convivem com você

Resistir aos inúmeros convites à procrastinação

Em nossa casa temos todos os atrativos possíveis para que focarmos em nosso trabalho, como, por exemplo:

  • falta de supervisão;
  • seu smartphone;
  • suas redes sociais;
  • a sua cama;
  • seu sofá;
  • sua Smart TV, cheia de filmes e séries para você atualiza;
  • aquele jogo do PS4 que você quer zerar;
  • a geladeira cheia de coisas gostosas para comer;
  • os bichinhos de estimação para brincar;
  • e as pessoas que morar com você, querendo para colocar o papo em dia.

Tudo isso tira das pausas para o cafezinho, durante o expediente no escritório, o “troféu” de grande momento de distração e improdutividade no trabalho. A diferença é que nesses momentos, temos o nosso chefe para cobrar essa produtividade, já no home office, nem sempre isso acontece.

Mesmo que tenhamos prazos para cumprir, o nosso cérebro, especialista em economizar energia, nos convence de que podemos deixar a tarefa para depois e acabamos procrastinando.

Manter uma boa alimentação pode ser difícil

Embora a maioria das pessoas se alimente melhor em casa do que na rua, para quem não tem muita habilidade com culinária, o home office pode se tornar um caminho para a má alimentação. Além disso, a desorganização e procrastinação pode deixar os seus prazos sempre curtos, deixando pouco tempo para cozinhar.

Isso pode levar para uma rotina de fast food, salgados, biscoitos, refrigerantes, macarrão instantâneo e outros alimentos fáceis de comer e que não necessitam de preparação. Tudo isso em horários desregulados.

Não fique se culpando por isso, tente busca uma solução para se alimentar melhor, organizando os seus horários ou criando o hábito de pedir comida saudável via delivery. Evitar ter esse tipo de comida não saudável na geladeira ou na despensa pode ser uma boa estratégia para evitar ficar “beliscando” o dia todo.

Esse cuidado é importante porque a tendência é que o home office torne a pessoa mais sedentária — com a pandemia e a necessidade de redução da circulação, isso foi acentuado. Você andará menos, subirá menos escadas, irá menos aos bancos e supermercados e, dependendo de sua região, nem poderá ir a academia, por enquanto.

Pode dar a sensação de menor volume de trabalho

Mesmo que executemos exatamente as mesmas tarefas que fazíamos no escritório, quando estamos trabalhando de casa, podemos ter a impressão de não estarmos produzindo o máximo que poderíamos. Essa sensação pode ser ainda mais forte para os profissionais que estão na primeira experiência com o home office.

Essa sensação acontece porque passamos a ter mais tempo, que ganhamos com a não necessidade de deslocamento — se tínhamos que acordar às 6h para começar a trabalhar às 8h, hoje podemos começar a produzir já às 6h. Além disso, as escapadas que acabamos dando no horário de expediente pode nos causar um sentimento de culpa.

Aliando tudo isso a todas as incertezas que esse período de pandemia nos traz, com crise financeira e possibilidade de desemprego, esse sentimento pode ser potencializado — podem surgir perguntas como: será que estou sendo útil? Será que a empresa está satisfeita com a minha performance?

A melhor coisa que você faz nesse momento é focar naquilo que tem controle, ou seja, foque em entregar as suas tarefas no prazo combinado, não importando a maneira como você fará — seja em uma mesa, na cama, no sofá, na varanda de casa, de pijama ou de roupa de trabalho.

Quais ferramentas servem de suporte para o home office?

O trabalho home office não acontece apenas com uma internet de qualidade e um computador. Para cada objetivo, o colaborador deverá contar com uma ferramenta específica. Neste tópico trazemos algumas das principais. Confira!

Skype

Um dos mais tradicionais aplicativos de videoconferência chamadas de voz, o Skype, da Microsoft, permite a troca de mensagens em grupo ou individuais, além do compartilhamento de arquivos, como documentos, vídeos, imagens e links, permitindo a centralização de contatos da empresa em um único canal.

Com o Skype é possível fazer uma reunião com até 50 pessoas, permitindo que sejam feitos, além de reuniões, treinamentos e palestras virtuais.

Microsoft Teams

Ferramenta mais nova da Microsoft, o Microsoft Teams é uma aplicação de videoconferência voltada exclusivamente para o mundo corporativo. Além de viabilizar as reuniões à distância, a ferramenta permite a gravação, compartilhamento de telas e colaboração em apresentações feitas com os programas do Pacote Office, como o PowerPoint, Word e Excel.

Dessa maneira, a ferramenta permite que todos os participantes de uma reunião façam parte da produção de registros e planos de ação, além da facilitar o registro das discussões para consultas posteriores.

Performa home

Se você que contar com uma ferramenta gratuita, que traz uma série de funcionalidades que otimizam o trabalho remoto, a Performa Home pode ser a solução. Com essa solução, é possível fazer a gestão de atividades, interação de equipes, treinamentos online e até vendas.

Na gestão de equipe, o líder poderá dividi-los em salas virtuais, dando liberdade para que os membros da equipe circulem entre elas. Além disso, mesmo quando não estiverem em reunião, a equipe se mantém conectada. Manter essa conexão é importante para a transformação dos processos, garantindo o engajamento dos times, incentivando a interação entre eles, mesmo com cada um em sua casa.

Mural.co

Uma das técnicas mais utilizadas na gestão de processos, o Brown Paper, pode ser simulado com a utilização do Mural.co. Com essa ferramenta, você conseguirá criar quadros em branco e adicionar post-its coloridos de maneira online. Além disso, a plataforma mostra qual membro da equipe inseriu o post-it virtual, o que facilita a comunicação e organização das tarefas.

Slack

O Slack é um software de comunicação para times que fornece suporte a vários canais, sendo uma excelente alternativa para as empresas que adotaram o trabalho remoto ou mesmo para empresas que não estão em home office, mas pretende integrar diferentes unidades.

Essa plataforma pode ser utilizada em conversas privadas, se integrando a outros serviços, sejam eles externos ou internos. Na integração com o Trello, por exemplo, o colaborador receberá uma notificação sempre que for marcado em uma atividade com prazos apertados. Tudo isso colabora com uma comunicação mais eficiente, ágil e organizada entre as equipes.

Como se organizar para manter a produtividade?

Bem, já sabemos que o trabalho home office nos traz uma série de desafios, entre os quais se destaca a dificuldade de gerenciamento de tempo e manutenção da produtividade. São vários fatores que contribuem para um baixo desempenho no trabalho remoto e neste tópico trazemos algumas dicas para evitar esses problemas. Acompanhe.

Invista no seu conforto

Embora muita gente encare o trabalho remoto com liberdade completa, sem lugar fixo e horários para trabalhar, você tem que pensar que o seu expediente deverá ter a mesma quantidade de horas que teria no escritório. Para ficar em torno de 8 horas por dia na mesma posição, você precisará de um mínimo de conforto.

Por isso, é importante que você reserve um espaço em sua casa, seja no seu quarto, sala ou escritório, para o trabalhar. Nesse espaço, você deverá ter os equipamentos que permitam um trabalho com saúde e conforto — já que você passará boa parte de seu dia.

Por isso, invista em uma boa cadeira, que te mantenha confortável e não tire a sua concentração durante o expediente. Ainda pensando em ergonomia, é importante que a tela do seu computador esteja na altura de seus olhos, evitando que você tenha que ficar por horas olhando para baixo ou para cima. Isso pode causar fadiga, dores na cervical e até problemas sérios na coluna.

Limpe o seu ambiente de trabalho

Outra dica importante para a concentração no trabalho remoto é a limpeza do ambiente. Tire alguns minutos do dia para limpar a sua mesa antes de começar a trabalhar, favorecendo a sua clareza mental e o seu foco.

Retire todos os excessos, ou seja, o objetos que não forem úteis para o dia de trabalho, principalmente o acúmulo de papéis. Retire também o excesso de poeira tanto da mesa quando dos dispositivos. Se a sua rotina envolve a manipulação de documentos físicos, não economize na organização, utiliza pastas etiquetadas, facilitando o trabalho e evitando bagunça nas gavetas e na mesa.

Evite misturar vida pessoal com o trabalho

Esse é outro grande erro, muita gente, por estar em casa o dia todo, se coloca disponível para tudo, sem delimitar o que é trabalho e o que é vida pessoal. Em casa, fica difícil definir os limites entre um horário fixo de trabalho, o que pode prejudicar outras áreas da vida pessoal — a procrastinação pode fazer com que a gente fique mais tempo do que deseja na frente do computador, sendo que a maior parte desse tempo é improdutivo.

Isso pode gerar um estresse e prejudicar a sua rotina com a família, pois você acaba se tornando uma pessoa inacessível, sempre ocupada, apesar de nem sempre isso representar produtividade.

Uma boa solução para evitar esse tipo de confusão é evitar montar o eu home office em seu quarto. Trabalhar no mesmo lugar onde você descansa, pode ser cansativo e tornar as duas atividades difíceis — tornando os dias de trabalho improdutivos e as noites mal dormidas.

Busque um cômodo que não faça parte de sua rotina de descanso, relaxamento e lazer em casa. Evite também levar pratos e talheres para o local de trabalho, utilize a sua mesa de jantar ou outro local para isso. Comece a criar essa barreira física entre local de trabalho e o local de vida pessoal e tenha mais organização e uma rotina mais saudável.

Mantenha os fios escondidos

Falamos acima sobre a necessidade de manter tudo limpo e organizado, retirando os papéis e objetos que não serão utilizados no trabalho do dia. Porém, os fios, tomadas e extensões nem sempre podem ser retirados ou reduzidos.

Para evitar um ambiente bagunçado, organize esses cabos, de uma maneira que eles não atrapalhem a sua locomoção e não fiquem em cima da mesa poluindo o visual. Se possível, utilize canaletas, grampos e passadores de fios, para deixar o ambiente com um aspecto de local profissional.

Crie um ambiente inspirador

Se um ambiente organizado contribui para a produtividade, se ele for acolhedor, leve e inspirador, poderá tornar sua rotina mais criativa e ajudar na hora que você precisar “recarregar as suas baterias” em um dia cansativo.

De maneira organizada, coloque fotos de família, objetos de recordação, mural de recados, quadros, tapetes e o que mais for inspirador para você. Crie um ambiente que te inspire a trabalhar todos os dias, que reflita a sua personalidade e que faça ficar feliz só de estar nele.

É importante ter equilíbrio nessa decoração, para que ela não se torne uma grande poluição visual que desvie o seu foco do trabalho. O lugar que você deverá ter o maior critério na hora da decoração é a sua mesa, colocando nela apenas os objetos ordenados, que não ocupem muito espaço. Lembre-se, o seu objetivo é a inspiração, não a desorganização.

Crie uma rotina

Muita gente migra da rotina de um escritório acreditando entrar em um mundo de total liberdade, de horários e de escolhas. Só que, na verdade, você entrará em um mundo em que a responsabilidade é 100% sua. Se por um lado não terá que bater ponto e nem terá um chefe para ficar em sua cola cobrando produtividade, por outro, estará em um ambiente que exigirá e convidará você a fazer de tudo, menos trabalhar.

Por isso, a melhor maneira de ter uma rotina saudável trabalhando remotamente é criando uma rotina. Sim, você precisará ter um horário fixo para trabalhar e manter a disciplina para cumpri-lo. A verdade é que, com o tempo, você perceberá que, quanto mais próximo a sua rotina estiver do que era quando você trabalhava no escritório, melhor será.

Dessa maneira, você terá um horário para trabalhar, outro para o lazer, outra para estudar, outro para dormir etc. Sem misturar tudo e transformar a sua vida uma bagunça, com procrastinação, pouco sono, pouca interação social e pouco descanso.

Acorde todos os dias no mesmo horário, trabalhe todos os dias no mesmo horário, evitando fazer muitas horas extras e faças as refeições de maneira organizada. Force a disciplina e a criação de hábitos. Se você deixar a coisa desandar no início, a sua vida vira uma avalanche e você estará sempre correndo atrás do tempo.

Como vimos neste post, pandemia do novo coronavírus adiantou o processo que seria natural com a transformação digital, o trabalho remoto. Trabalhar em casa pode ser o sonho de muita gente que busca qualidade de vida e liberdade. Porém, é um regime que exige proatividade e disciplina, caso contrário, corre o risco de você ver a sua qualidade de vida cair. Com organização e força de vontade, o trabalho remoto pode se tornar tudo aquilo que você sonhou.

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