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7 dicas essenciais de gerenciamento de tempo para otimizar sua performance

7 dicas essenciais de gerenciamento de tempo para otimizar sua performance

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Se você é um profissional freelancer ou empreendedor e está se dedicando profundamente a um projeto ou negócio, provavelmente tem o hábito de ultrapassar o limite razoável de número de horas trabalhadas na semana, não é mesmo?

Por mais que queiramos produzir o máximo e desejemos que o nosso dia tenha mais de 24 horas, trabalhar horas a fio pode trazer o efeito contrário, pois você perde qualidade no seu trabalho e ainda prejudica a sua saúde. Nesse cenário, a melhor solução é ter um bom gerenciamento de tempo.

Para termos uma vida saudável nas esferas física, mental e profissional, o equilíbrio é essencial. Caso contrário, você será dominado pelo cansaço, estresse e, por consequência, terá uma baixa produtividade. Além disso, prejudicará as suas relações pessoais. Nesse cenário, vale a pena fazer as pazes com o relógio e com a organização.

Para ajudar nessa missão, fizemos este post com 7 dicas essenciais de gerenciamento de tempo para otimizar sua performance. Confira!

1. Utilize o método Getting Things Done — GTD

O objetivo desse método é manter a execução e fazer acontecer por meio de definição de objetivos com etapas bem claras, eliminando qualquer coisa que possa atrapalhar o andamento. O GTD é pautado em 5 etapas:

  • recolher — nessa etapa você deve anotar as atividades que vai executar, pois o objetivo é eliminar assuntos marginais que possam trazer preocupação;
  • processar — agora que você já anotou as atividades principais, é hora de dividi-las em etapas menores, definindo o que necessita de maior atenção, o que pode ser delegado e até o que poderá ser descartado;
  • organizar — agora que você tem todo o detalhamento das atividades, é hora de organizar e definir os prazos;
  • executar — com tudo organizado e prazos definidos, você está pronto para executar a atividade de acordo com a prioridade;
  • rever — é nessa etapa que será feito o balanço das atividades, verificando o que não foi executado conforme o planejado e os entraves que atrapalharam essa execução.

No começo será difícil executar tudo o que for planejado. A etapa de revisão é justamente para identificar os erros e buscar o aperfeiçoamento.

2. Aprenda a delegar

Profissionais iniciantes e empreendedores empolgados com um novo projeto tendem a querer centralizar atividades com o intuito de que tudo saia exatamente como ele planejou. Por mais que tenha uma boa intenção por trás, isso pode sobrecarregar o indivíduo.

Aprenda a delegar funções, principalmente as burocráticas, e foque apenas nas atividades estratégicas e que farão a diferença em seu core business. Querer comandar tudo com “mãos de ferro”, além de prejudicar o seu gerenciamento de tempo, tirará o foco daquilo que realmente importa.

3. Otimize suas reuniões

Atualmente, temos tecnologia suficiente para fazer reuniões presenciais apenas para discutir assuntos extremamente estratégicos. Fazer reuniões apenas para tratar etapas básicas pode matar a sua produtividade e restringir o seu tempo.

Alguns assuntos podem ser resolvidos apenas com uma troca de e-mails, outros com uma videoconferência via Hangouts ou Skype, por exemplo. Utilize essas ferramentas ao seu favor.

Por mais que você queira ter o controle da situação e esteja à frente de um projeto, avalie bem a necessidade de cada encontro e veja se eles trazem benefícios para o negócio.

Outro fator importante nas reuniões, mesmo nas necessárias, é definir exatamente o que será discutido, com um tempo definido para que não se torne algo prolixo.

4. Organize sua agenda

Produtividade, gestão de tempo e organização são palavras que devem andar juntas. Uma dica importante para quem quer gerir a sua rotina é sempre planejar o seu dia seguinte no dia anterior, e isso significa fazer uma lista de tarefas.

Você pode utilizar o bom e velho papel — seja um caderninho de anotações ou uma agenda — ou utilizar aplicativos, como o Google Agenda ou Evernote, por exemplo. Nessa lista, você deverá definir as atividades prioritárias e as secundárias, para ter uma definição clara do que é mais importante.

Se você realmente quiser ter um controle efetivo de seu tempo, faça um planejamento de longo prazo. Em vez de fazer de um dia para o outro, faça um planejamento para a semana seguinte. Assim, você ganha mais um tempinho entre um dia e outro e só terá o trabalho de revisar a agenda pré-moldada.

5. Monitore a sua procrastinação

Procrastinar faz parte da natureza humana, pois o nosso cérebro não gosta de se concentrar por muito tempo em uma única tarefa. Cabe a você ter duas atitudes: perceber quando estiver procrastinando e criar ações para evitar os estímulos à procrastinação.

Para os empreendedores e profissionais freelancer que trabalham em casa, é uma batalha diária lidar com os inúmeros convites à procrastinação. Aquela comida na geladeira, o sofá, Netflix, ventinho na varanda, pausa para um cafezinho sem volta e o principal agente da procrastinação: o smartphone.

Estamos cada vez mais condicionados a pegar o smartphone a cada minuto para dar aquela olhadinha que seria rápida, mas se torna um looping interminável. Para evitar isso, você pode baixar aplicativos que bloqueiam as redes sociais nos horários de trabalho ou até desligar o smartphone e guardá-lo em um local de difícil acesso. Se a tentação for grande, vale apena ir trabalhar em um local externo, como coworkings, bibliotecas ou shopping.

6. Crie um horário de expediente

Por mais que pareça libertador não ter de seguir um horário fixo, essa liberdade pode resultar em cargas horárias excessivas e estresse. Não é incomum o caso de empreendedores e profissionais freelancer que trabalham acima de 12 horas por dia.

Mesmo quando o objetivo é bater aquela meta ou entregar logo um trabalho para receber o pagamento, temos de lembrar que não somos robôs. Os excessos de horas começarão a apresentar impactos em sua saúde, mais cedo ou mais tarde, seja mental (estresse e mau humor) ou físico (cansaço e lesões por esforço repetitivo).

Defina um expediente suportável e siga-o à risca, mesmo que no começo seja difícil. Com o tempo você se adaptará e produzirá mais, porque corpo e mente terão o tempo necessário para se recuperar.

7. Utilize a técnica do pomodoro

A técnica pomodoro consiste em fluxos de trabalhos intercalados com intervalos curtos. O objetivo é descansar o cérebro para manter o ritmo de concentração o dia todo. O modelo clássico dessa técnica consiste em períodos de 25 minutos de trabalho com 5 minutos de intervalo. A cada quatro ciclos de pomodoro, o profissional tira 15 minutos de descanso.

Essa técnica é ideal para quem tem muita dificuldade de se concentrar durante um período grande de tempo em uma única tarefa. Dessa forma, até o intervalo fica organizado e você não se perde no looping da procrastinação.

Esperamos que após a leitura deste post você tenha entendido a importância de fazer um bom gerenciamento de tempo e consiga, com as nossas dicas, otimizar a sua rotina de trabalho.

O ideal é ser persistente, pois você terá de sair da zona de conforto, mas depois os resultados serão benéficos para o seu dia a dia. Não se trata de encontrar maneiras de trabalhar mais, mas de utilizar o tempo disponível da melhor maneira possível e deixar tempo livre para lazer e vida pessoal.

Gostou do post? Então continue com a gente e confira as nossas 8 dicas para melhorar a performance dos profissionais de TI.

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